A Procuradoria-Geral do Estado de Roraima (PGE-RR) está implementando um amplo processo de mapeamento e reestruturação dos fluxos internos de trabalho, com o objetivo de fortalecer a eficiência administrativa e jurídica da instituição, assim como preparar o órgão para a transformação digital prevista para os próximos anos.
O projeto visa organizar, padronizar e otimizar as etapas de trabalho em todas as áreas da Procuradoria, desde o recebimento de demandas administrativas e judiciais até a conclusão das atividades, garantindo agilidade, transparência e clareza na condução dos trabalhos.
De acordo com o Procurador-Geral do Estado, Tyrone Mourão, um dos principais desafios identificados foi a ausência de processos estruturados e compartilhados, que concentrava informações e tarefas em pessoas específicas, gerando riscos à continuidade dos trabalhos.
“Quando uma atividade depende de um único servidor, todo o fluxo fica vulnerável. Entendemos, portanto, que esta padronização evitará a paralisação dos processos nos casos, por exemplo, de gozo de férias do servidor ou vacância do cargo, gerando mais eficiência na prestação do serviço público”, destacou o Procurador-Geral.
A gestora da Tecnologia da Informação (TI), da PGE-RR, Wanda Yara Monteiro Corrêia, entende que a formalização dos fluxos segue a premissa de que não é possível automatizar o que não está estruturado.
“Por isso, a primeira etapa envolveu o mapeamento e a compreensão das rotinas internas. Assim, nos foi permitido identificar gargalos, sobreposições e oportunidades de melhoria, pois temos que ter a consciência para podermos apontar onde se investir em sistemas, para isso, é essencial entendermos como cada área funciona, quais tarefas precisam ser aprimoradas e quais podem ser automatizadas”, reforçou a gestora.
A iniciativa é conduzida com diagnóstico detalhado das atividades e uso de metodologias de modelagem de processos (BPMN), integradas a ferramentas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) e sistemas de acompanhamento jurídico.
Entre os principais benefícios esperados estão:
Padronização das rotinas entre as Procuradorias Setoriais, garantindo uniformidade e previsibilidade nos procedimentos;
Transparência e rastreabilidade, com registros digitais das etapas e responsáveis por cada atividade;
Redução do uso de papel e avanço na gestão documental, em direção a um ambiente de trabalho mais sustentável e tecnológico;
Integração e comunicação aprimoradas entre áreas jurídicas, administrativas e de tecnologia;
Tomada de decisão baseada em dados, a partir de informações precisas, disponíveis e confiáveis.
Para a Instituição, a modernização dos fluxos representa um passo fundamental para consolidar uma gestão pública eficiente, inovadora e transparente.